七星彩中奖号码

中国石油
首页 > 环境与社会
精益求精  服务无止境 ——公司总经理办公室会务工作侧记
打印 2019-08-14 00:17:12 字体: [大] [中] [小]
精益求精  服务无止境 ——公司总经理办公室会务工作侧记

“特别方便!看起来很清晰、直观,一目了然,简直就是一个会议室‘超市’!看一遍效果图,就知道自己该定什么样的会议室!”一位公司机关工作人员谈起网上的会议室效果图,由衷地赞叹。

从电话定到网上定

预定会议室是经理办会务工作的一项重要内容。

会议室预定最早是由人工进行登记、分配。

2009年4月份,经过精心筹备,经理办推出了“网上预定会议室”服务。工作人员接到预定电话后,会先帮助预定会议室,再指导对方使用网上预定流程。

由于网页上能清晰地看到各楼层会议室的预定和使用情况,不用咨询,就能清清楚楚地了解会议室的设备情况、预定部门以及使用时间等,为预定工作带来了方便,受到了机关各处室的普遍欢迎。

从看“现场”到看“图纸”

信息时代,经理办的会务服务也与时俱进,更加人性化。

工作人员发现有一部分机关工作人员在预定会议室时,要提前到现场察看相关情况,了解会议室的规模、形状、可参会人数、桌子、座位数,这些细致的前期工作无形中增加了双方的会前工作量。

如何让预定人员能随时看到会议室的效果?省去会前看现场的环节呢?

今年3月,绘制“会议室效果图”的工作摆上了经理办工作日程。

由专人负责,将会议室的形状、每张桌子、每个座位的位置“复制”到图上。

画出会议室的形状,处室人员就可以根据座谈、会谈等会议内容自主选择适宜的会议室,使会议效果更理想。把桌子、座位数标示清楚,就可以根据效果图确定桌签、会签的摆放数量。举行大型会议时,还可以根据座位情况直接将各单位名称、安排的人数打印在效果图上。一份效果图不仅省去了双方的会前工作量,而且方便了会务方、举办方、参会方。

用不用画门、窗?怎样让效果图看起来更直观?一幅幅草图应运而生……

怎样看着更舒服?一幅幅精致的CAD图诞生了……

如何让没有CAD软件的用户看到效果图?以Word文档形式处理的效果图最后被大家认定……

2个多月的时间里,先后有4套会议室效果图以多种形式被一一绘制出来。效果图成了非专业人员也能看懂的“图纸”。

6月份,被最终确认的效果图挂到了网上,用醒目的红色字体进行显示。一如从前,工作人员在接到会议室相关情况咨询电话时,仍然是先耐心解答问题后,再引导咨询人员观看效果图……

从“更好”到“更多”

精益求精,服务无止境……会务工作在不断改进、完善中推陈出新。

会议室预定工作从人工登记到网上预定、从“帮你定”到“自己定”、从“帮你看”到“自己看”,始终坚持优质、高效服务。

会务服务推出的“一卡一匙”也在不断提高着工作效率。

《大庆石化公司会议执行卡》推行最早,内容多达16项,涵盖了会前、会中、会后的所有会务服务内容。通过对全部内容进行确认,使会务工作的流程和内容做到详尽、完整,在任何紧急情况下都能做到会务工作不漏项,形成了一个精装版的“会务工作方案”。其中的主持人、参加人、参加单位等内容要由秘书请示相关领导后,进行逐一确认。

由于《大庆石化公司会议执行卡》项目齐全、内容详尽,实用性强,后来又衍生出许多“版本”——内容被“改造”后又在其他岗位推行。

会务工作还打破“一把钥匙开一把锁”的常规,让所有会议室的钥匙通用,实现了“一把钥匙开多把锁”的高效工作。

“没有最好,只有更好”是会务工作的一贯追求。经理办会务工作人员在不断提高服务质量的同时,还在不断拓展服务内容,努力做精、做细服务工作。

现在,相关人员正在绘制会议室安全疏散图,为会议的安保工作提供更高效的服务。

2011-10-18 来源: 责任编辑:

本文由http://www.popsuede.com/huanjingyushehui/3667.html原创,转载请备注出处谢谢配合!

下一篇:简单:推行化繁为简  追求简捷高效 —— 三论倡导“忠诚、务实、简单”文化理念上一篇:携手拉动发展新引擎